Blog

Veremos aqui sobre a importância de gerir documentos em sua empresa, sobre como fazer isso de maneira otimizada, para atendimento a legislação e evitar problemas com os órgãos públicos.

Introdução

Documentos são importantes… São os meios de comprovação de algo, são a base da existência de tudo e de todos nos tempos atuais.

A documentação é um item importante na vida de uma pessoa. Ela estabelece que este indivíduo existe, e, que além de exercer os seus deveres, também poderá exercer seus direitos. O mesmo se aplica para as pessoas jurídicas.

Como os deveres de uma pessoa jurídica são muitos, o volume de documentos é elevado, pois envolve, além de suas notas fiscais, tanto emitidas como recebidas, as suas licenças e alvarás, que permitem o exercício da sua atividade, documentos jurídicos, documentos relativos ao Imposto de Renda, documentos relativos aos funcionários, clientes, parceiros, entre outros. Muitos destes documentos são passíveis de vencimento precisam ser renovados. Outro ponto constante é a alteração das leis, que podem exigir que as empresas obtenham novos documentos.

É importante, para a saúde da empresa, que esta documentação seja controlada. É muito importante que sejam identificados os documentos existentes, os prazos de vencimentos, os prazos para suas renovações e os documentos faltantes.

Como controlar tudo isso?

Uma Gestão de Documentos organizada e otimizada permitirá que sejam visualizados, de forma clara, todos os documentos existentes, faltantes, vencidos e a vencer. Analisando estas informações, é possível obter um panorama dos problemas e elaborar um plano de ação, uma estratégia para que estes problemas sejam sanados, ou seja, para que os documentos vencidos ou inexistentes sejam renovados ou obtidos, respectivamente.

E , que tal, além dessa funcionalidade, ainda ter acesso a todos os documentos, em um acervo digital, cujos documentos possam ser acessados a qualquer hora e em qualquer lugar?

Seria ótimo. Mas para tanto, qual ferramenta utilizar?

Trata-se do Siscop, um banco de dados de alta precisão, que através de sua estrutura de códigos, permite a identificação de todos os documentos de uma determinada empresa, o acesso a estes documentos em formato digital. Através da codificação, é possível a geração de relatórios gerenciais, que destacam toda as regularidades (documentos existentes e válidos) e irregularidades (documentos faltantes ou vencidos).

O sistema tem capacidade de ser parametrizado para armazenar varias unidades ou filiais de uma empresa, ou ainda, empresas de um mesmo grupo, compondo uma rede e permitindo que cada uma tenha seu acervo digital respectivo. Para estes casos, os relatórios gerenciais efetuam comparativos em todas a rede, identificando o grau de regularidade de cada filial ou empresa, e o grau de regularidade do todo.

Outro ponto importante é a possibilidade de visualização de serviços para a obtenção ou renovação de documentos. Todo o status dos processos está aberto para consultas.

Vantagens:

• Acesso a todos os documentos, em formato digital. Inclui a possibilidade de armazenar cópias de projetos aprovados junto a Prefeitura, Corpo de Bombeiros e demais órgãos.
• Acesso a todas as informações sobre datas de vencimentos e não conformidades, bem como análise de pré-requisitos para obtenção ou renovação de documentos, facilitando a elaboração de estratégias para saneamento dos problemas documentais.
• Análise de pré-requisitos para obtenção ou renovação de documentos
• Controle de Budget -Visualização de valores de honorários e emolumentos públicos para obtenção ou renovação de documentos, por período.
• Conhecimento da situação documental de toda a empresa ou rede, da legislação a ser cumprida e dos riscos sobre multas e interdições.

Desvantagens em não ter uma Gestão de Documentos:

• Desconhecimento da legislação a ser atendida
• Desconhecimento da inexistência de documentos importantes
• Possibilidade de atuação ilegal
• Sujeição a multas e interdições, descontrole da empresa ou grupo e consequente perda financeira.

O que achou do conteúdo sobre a importância da gestão de documentos? Conte para a gente nos comentários! Se tiver restado alguma dúvida, não deixe de entrar em contato!